Camila Medal Salaverry
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El tiempo es la esencia

Comience la reunión a tiempo sin importar el número de personas ausentes.  No castigue a las personas que sí llegan a tiempo y tengan que esperar a los demás.  Dígales a las personas que llegaron tarde que después se podrán poner al corriente.  Esto establece el estándar para las siguientes reuniones y puede alentar a las personas a llegar a tiempo de manera constante.

Solicitar el “Honor de su presencia” con antelación

Cuando esté creando la orden del día de la reunión, incluya palabras de acción y entusiasmo para que suene atractiva.  Dale Carnegie sugirió, “despierte en los demás un deseo vehemente.”  Prométales a los participantes un cambio o entusiasmo.

Prepararse con anticipación evita un mal desempeño

En un formato por escrito, por lo menos con 48 horas de anticipación, envíe una orden del día informal con los temas, personas que participarán, restricciones de tiempo, puntos de acción y resultados deseados.  Insista que cada participante debe estar preparado y tener los documentos e investigación adecuados. Esto hará ganar velocidad y fuerza para obtener un resultado positivo y mantendrá el impulso de la reunión hacia adelante.  Si hay temas que requieren investigación antes de la reunión, proporcione esta información en la orden del día. 

Ir por la meta

Conozca el resultado deseado desde el comienzo y comuníquelo en cada oportunidad. Guíe las conversaciones y discusiones de la reunión hacia esta conclusión.  Cuando ocurran reuniones dentro de las reuniones, recuérdeles a los participantes sobre la meta principal para que se vuelvan a enfocar en ella. 

Seguir adelante

Tenga una lista de preguntas para estimular el pensamiento. Recuerde mantener las cosas en movimiento en un ritmo rápido y enérgico. Trate de incorporar algunas de estas preguntas:

¿Cómo va a ocurrir esto?
¿En dónde ha funcionado esto antes?
¿Hay alguna prueba que confirme lo que se ha dicho?
¿Cómo comenzamos y mantenemos la velocidad y fuerza?
¿Esta idea tendrá algunas restricciones?

Tomar asiento. ¡Siéntase cómodo!

Algunas personas dicen que si una sala está llena y es incómoda, estimulará el pensamiento rápido y motivará a los asistentes a hacer lo que requieren hacer para que puedan regresar a un lugar cómodo como sus escritorios.  Sin embargo, lo opuesto también es cierto.  Algunas fuentes sugieren tener menos sillas de las que se requieren.  Las personas que llegan tarde se sentirán incómodas cuando traten de integrarse al grupo y esto las motivará para llegar a tiempo a las siguientes reuniones.  No obstante, esta estrategia podría resultar contraproducente y causar resultados negativos en algunas situaciones. Utilice un juicio apropiado si ejerce esta opción.

Tratar de hacer una rutina de monólogo

Algunas organizaciones tienen sus reuniones en lugares donde todos se encuentran de pie.  La idea es que el cuerpo y cerebro trabajan de manera más eficiente en esta posición. Estos tipos de reuniones pueden lograr resultados rápidos porque es más fácil pensar de manera espontánea y rápida cuando se está parado.

Comer y después reunirse

Si piensa tener comida en una reunión, programe un tiempo para comer en el itinerario.  Si la reunión comienza a las 8:00 en punto, en la orden del día mencione que el desayuno se servirá de las 7:30 a 8:00 y que solo se servirá café después de las 8:00.  El hambre puede ser una razón por la cual las personas asisten, sin embargo lo más importante de la reunión no debe ser la marca de las roscas o qué tipo de donas se van a servir; lo más importante debe ser el resultado de la reunión.

Leer las reglas

Como facilitador, otra regla general para disminuir las interrupciones debe ser asegurarse que esté funcionando el correo de voz o que se tomarán los mensajes telefónicos de los participantes.  Todos conocemos la regla de “apagar los celulares”.  ¡Utilícela!  Esto elimina las razones para que la gente se pierda un minuto de entusiasmo.  Asegúrese de tener recesos para que los participantes puedan verificar sus mensajes.  Asegúrese de mencionar a qué hora comienza nuevamente la reunión y comience a tiempo.

Siempre hay una siguiente vez

En caso de ser necesario, programe la siguiente reunión antes de terminar esta para que todas las personas involucradas tengan el mismo tiempo para organizar su tiempo.  Dé suficiente tiempo para realizar los proyectos y tareas (en caso de ser necesario).  Asegúrese de que estos puntos de acción y seguimiento queden por escrito para que no haya ninguna confusión después. Distribuya las minutas a más tardar 48 horas posteriores a la reunión y refuerce la rendición de cuentas de las tareas asignadas.

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