Camila Medal Salaverry *
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La habilidad de planear proyectos grandes y pequeños, y simples y complicados es esencial en el entorno comercial actual.  Sin las herramientas para hacerlo, la gente tiende a titubear, improvisar o desviar el curso y, como resultado, se atrasa el proyecto, no se cumple con las fechas límites o fracasan. Conozca los pasos que puede tomar para planear un proyecto exitoso.

Paso 1: “Debe ser”

Aclare el alcance del proyecto y asegúrese de que el alcance esté alineado con las iniciativas de la alta gerencia.  El “debe ser” es una imagen de lo que se quiere al final y quién y cómo va a beneficiar este resultado a todos los involucrados.  Su equipo y la alta gerencia deben trabajar en forma conjunta para asegurarse de acordar los objetivos.  Si usted no define el alcance correctamente, será casi imposible planear el proyecto.

Paso 2: “Como es”

Esta es la realidad de la situación actual. ¿En dónde se encuentra actualmente? ¿Qué factores le ayudan y obstaculizan sus esfuerzos para tener el alcance del proyecto?

Paso 3: Metas

Defina y establezca metas realistas para tener el alcance del proyecto. Sin dichas metas, usted y su equipo caminarán sin rumbo. Las metas pueden ser inmediatas, intermedias o a largo plazo. El logro de las metas del día a día (metas inmediatas) contribuye al logro de las metas intermedias y a largo plazo. Desarrolle las metas SMART:

S Son procesos y recursos específicos
M Medible por datos objetivos
A Alcanzable
R Relevante para la visión
T Tiempo límite y específico

Paso 4: Pasos de acciones

Para alcanzar sus metas, establezca prioridades específicas para que pueda desarrollar pasos específicos de acciones. Para lograr sus metas, sus pasos de acciones deben incluir:

- Requerimientos del trabajo
- Quién va a realizar el trabajo
- Métodos que se van a utilizar
- De qué forma van a encajar las    
  diferentes piezas en la imagen
  completa
- Cómo se van a comunicar los resultados

Paso 5: Costo

Otro aspecto de la planeación es determinar el presupuesto y costo de cada paso de acción. Los costos incluyen:
- Personal
- Materiales
- Tiempo
- Costo de oportunidad (a qué se debe renunciar para obtener una acción determinada)

Paso 6: Cronogramas

Establezca y comunique las fechas límite para que todos las entiendan claramente y para que se puedan cumplir los objetivos inmediatos, intermedios y a largo plazo a tiempo. Sea realista cuando establezca los cronogramas. Trabaje con el proyecto a la inversa para determinar cuándo debe terminarse cada fase y escriba las fechas para evitar malentendidos.

Paso 7: Implementación

Algo importante en la implementación de un plan, aunque a veces se pasa por alto, es asegurarse de que todas las personas involucradas entiendan su función para alcanzar las metas establecidas. Obtenga el compromiso del equipo con respecto a los resultados convenidos. A medida que monitorea la implementación, quizás necesite modificar el alcance del plan y volver a evaluar sus metas.

Paso 8: Seguimiento / medición

Una parte crítica del proceso de planeación es mantener registros precisos, analizar por qué han ocurrido desviaciones y tomar acciones para corregir cualquier desafío. Concéntrese en aquellos factores que son críticos para alcanzar la meta.

* Directora de Entrenamiento Dale Carnegie Nicaragua

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