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El sistema de Información Gerencial, SIG, es uno de los componentes más importantes y crítico que definitivamente contribuye de forma positiva al desempeño exitoso de una Institución de Microfinanza, IMF.

La Información oportuna y de calidad en una IMF le permitirá tener mejor administración en sus recursos, y será más efectiva en la orientación de sus acciones estratégicas y operativas en el mercado para el cumplimiento de sus metas.

Podemos definir un Sistema de Información Gerencial como la serie de procesos, tareas y acciones que implican la captura de datos para ser transformados en información útil para la gerencia y sus diferentes usuarios.

Si usted está leyendo este artículo piense por unos segundos en las siguientes expresiones, pueden parecer conocidas cuando hablamos de información gerencial:

“Nosotros recibimos esa información semanalmente, pero honestamente no le encuentro ninguna utilidad, el problema es que son muchas tablas de Excel y no tengo tiempo para estar revisándolas”.

“En mi tiempo como gerente de sucursal invierto diario al menos dos horas para terminar el informe en Excel, y el formato con los datos de cierre de ayer, pero ya no me da tiempo de analizarlo”.

“Sí es cierto, pero nosotros no teníamos esa información el año pasado, solo los directores tenía acceso, entonces no sabíamos qué pasaba”.

No importa el tamaño de la IMF, todas tienen algún SIG, la visión de la gerencia influye decididamente en cómo se administran y procesan las operaciones de la Institución.

El SIG funciona como un mapa de direccionamiento estratégico que permite dirigir a la gerencia en el monitoreo institucional en términos de desempeño y de control interno.

Por un lado, podemos analizar los indicadores de gestión en todos los niveles, permitiendo realizar ajustes y cambios requeridos a la estrategia y sus líneas operativas. Por otro lado, tenemos herramientas de control interno de las operaciones diarias, dos componentes claves para cualquier IMF que proyecta ser competitiva y crecer en el mercado.

Algunos elementos importantes a considerar, para evaluar la efectividad de un sistema de Información Gerencial son:

Evaluar las necesidades de información: debemos preguntarnos si tenemos la información necesaria y de forma oportuna para controlar las operaciones de la IMF. Si esto no es así, entonces estamos navegando sin un horizonte y expuestos a sorpresas.

Acceso a la información: la información de la institución es un recurso muy valioso, por tanto se deben definir mecanismos de accesos y limitaciones adecuados a su administración.

Se debe tener cuidado en no centralizar información relevante para el seguimiento del negocio.

Diseño del Sistema: es importante que todo el Sistema de Información corresponda a las necesidades identificadas por los usuarios, por tanto estos deben involucrarse.

Tecnología: la inversión en tecnología es vital para contar con un SIG eficiente, oportuno y que soporte las operaciones de crecimiento y control interno de la IMF.

 

*Subdirector regional de Microfinanzas Bolivianas