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Las tendencias actuales del mundo tecnológico sugieren que Business Process Management (BPM) es una excelente opción para conseguir los resultados de negocio, utilizando los recursos (humano y tecnológico) de una forma coordinada y centralizada; todo mediante un modelo que orquesta los recursos de la operatividad de forma colaborativa y en tiempo real.

Esta promesa hace que muchas organizaciones estén adoptando esta temática, incluso Garnet en su reporte: “Predicts 2013: Business Process Improvement Leaders Need to Stop Tackling the Tactical and Get Strategic”. Dice (Garnet) que para el 2016, 70% de las empresas más rentables van a administrar sus negocios utilizando análisis predictivos en tiempo real o extremadamente colaborativos, por lo cual es de esperarse que BPM suceda en nuestras organizaciones como si se tratara de cualquier otro fenómeno natural del planeta.

Bajo esta premisa hay que estar preparados para esto; no estamos hablando de algún tipo de “desastre natural” para la organización o algo parecido. Sin embargo, sí debemos de tener conciencia de que se debe tomar medidas previo a un proyecto de esta índole, hay que saber cómo afrontarlo durante la ejecución, además de tener un plan de continuidad y control post implementación; porque de otra forma una temática que se supone viene a dejar beneficios, puede volverse un verdadero caos.

El éxito en la adopción de BPM empieza desde antes de que se inicie un primer proyecto, por lo cual el trabajo previo es de vital importancia. El trabajo debe contemplar:

Antes de:

Buscar un proyecto que consista de un proceso que genera valor, pero que su esfuerzo en implementación sea controlado y sencillo.

Armarse de un equipo de implementación interdisciplinario formado de profesionales de procesos de negocio y tecnología, que tengan la capacidad de trabajar coordinadamente y aportándose valor uno al otro según su temática.

Utilizar un enfoque metodológico de implementación para el desarrollo de BPM, se recomienda la metodología IBM de ‘Playbacks’, pues es una metodología de desarrollo ágil, interactivo e incremental en sus objetivos.

Comunique a la organización los cambios que se asoman, e intente mantener esa comunicación a lo largo del proceso de implementación.

Durante:

Ahora bien, se ha iniciado un proyecto de BPM. Nuestro principal objetivo, como en todo proyecto, es finalizarlo sin consumir más tiempo y costo, pero entregando el producto esperado. Para logarlo debemos de procurar:

Cuidar el alcance inicial propuesto desde el planteamiento del proyecto. Desarrollar más partes a las contempladas desde el principio, puede conducir a que se asuman retos que quizás la organización no esté preparada para manejar.

Invocar únicamente a verdaderos interesados y con poder de decisión del proceso.

No menospreciar los tiempos de planeación.

Definir claramente los requerimientos técnicos para integrarse con sistemas.

Trazar una estrategia de gestión del cambio.

Respetar la metodología de ejecución del proyecto.

Después:

Finalmente estando ahí y teniendo nuestro primer proceso en producción, podemos decir que oficialmente estamos en camino a convertir nuestra organización en una empresa administrada por procesos de negocio. Pero ¿qué podemos hacer para mantener vivo este esfuerzo y prosperar? Para responder esta pregunta, nos ocupamos en trazar nuestra ruta hacia la transformación, el cual debe contemplar:

“Continuidad del ciclo de vida BPM del proceso implementado, buscando la optimización y mejora continua”.

Proyectar los siguientes procesos a implementar

“Ir pensando en un Centro de Excelencia para la organización”.

Como se puede ver, BPM cuenta con ciertas características que bien enfocadas aseguran el éxito y una amplia gama de beneficios para la empresa.

 

* BPM Analyst fugalde@gbm.net