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El fin de este escrito es dar a conocer a futuros gerentes, algunos consejos que pondrían poner en práctica desde el primer día que reciban una empresa. Esto es el resultado de mi experiencia como gerente:

Presentarse o que lo presenten a todo el personal. Aprovechar esta presentación, pues todo el personal estará atento sobre lo que va a comunicar.

Solicitar a la secretaria los expedientes de todos los responsables de departamentos y estudiar los expedientes.

Reunión por separado con cada uno de los responsables de departamentos, para conocerlos mejor y analizar sus funciones.

Leer la comunicación interna y externa (memorándum y cartas). Esto es fundamental para conocer qué ha pasado en la empresa y así encontrar información valiosa. Podrían ser los últimos dos años. Por la importancia, en una semana se deben leer.

Elabore un FODA por departamento funcional, en compañía de los responsables. Después elaborar el FODA de la empresa. De las debilidades se alimentan los planes de trabajo y los planes de acción. Se negocia con cada responsable las objetivos y metas. Analice la organización, estructura y funcionamiento. Actualizar el manual de funciones. Revisar el organigrama de la empresa.

Si no existen planes de trabajo por departamentos, la implementación es excelente herramienta de dirección y control. Evaluar los planes de trabajo cada mes, trimestre y anual por departamentos, los que deberían ser entregados por escrito. La evaluación escrita debe tener logros, problemas y sugerencias.

Analizar y dar seguimiento al presupuesto; es excelente herramienta de control y dirección.

En la evaluación de presupuesto, se debe comentar las causas de las variaciones y el monto de los gastos no presupuestado. La evaluación debe ser al quinto día del mes, para analizar el mes anterior.

Dé seguimiento al departamento de compras para que se cumplan con las cotizaciones, según lo establecido en el Manual de Compras. Oriente que se cumpla con el Manual de Normas y Procedimientos de almacén.

Dé seguimiento a los gastos de caja chica y viáticos; si no hay manual, oriente que los implementen. Al igual dé seguimiento a los gastos de oficina, papelería, luz, etc.

Analice con su contador los estados financieros cada mes, especialmente los de pérdidas y ganancias: no permita que la contabilidad vaya retrasada.

Revise si existe la misión y visión de la empresa, porque es importante para la imagen de la empresa y el personal.

Revise diariamente su agenda de trabajo y actualícela.

Mantenga control sobre la flota vehicular y analice si el gasto de combustible es racional.

Levantar las necesidades de capacitación y elaborar un plan anual de capacitación para el personal.

En conjunto, estas acciones reducen costos y potencian la productividad.

Este es el abecedario para gerenciar una empresa, incluso a nivel internacional. Lo expuesto no agota una serie de conceptos administrativos complementarios y necesarios para la administración empresarial.