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  • The New York Times

¿Ya empezó a tener reuniones en los baños de la oficina?

Opero una consultoría en administración y una de nuestros clientes se dio cuenta de que esa era su situación. Como líder sénior en una organización grande, se dio cuenta de que sus días estaban llenos de reuniones y conferencias telefónicas, unas detrás de las otras. Dado que era poco probable que sus empleados la encontraran a su escritorio por mucho tiempo, empezaron a seguirla al baño, expedientes en mano, para que les respondiera sus muchas preguntas. (En realidad, claro, solo las mujeres podían hacer eso. Los hombres esperaban afuera.)

Como mi cliente, la mayoría de los ejecutivos pasan un porcentaje significativo de sus jornadas laborales en reuniones. Y, entre más alto el rango, peor es la situación. Los altos ejecutivos llevan la mayor parte de la carga, pero nuestra cultura intensiva en reuniones afecta a los empleados de todos los niveles. Solo voltee a ver a su alrededor en la oficina. ¿Dónde están todos?

La cultura de las reuniones corporativas es insostenible e improductiva. ¿A cuántas reuniones asistió usted la semana pasada para las que ni siquiera había orden del día? ¿Cuántas tuvieron una idea nueva como resultado? En cuántas pensó usted: “¿qué hago aquí?”.

El tiempo es una mercancía. Y el tiempo que se pasa en una reunión debería generar un rendimiento sobre la inversión. Sin embargo, ¿con cuánta frecuencia pensamos en nuestro tiempo de esa forma, y fijamos expectativas para las reuniones para que produzcan resultados reales? En mi experiencia, la respuesta es pocas veces. Este es solo un resultado de una cultura intensiva en reuniones.

Es hora de una revolución en las reuniones. En lugar de aceptar automáticamente esa siguiente solicitud de reunión, haga una pausa y considere el rendimiento sobre su inversión. ¿Ayudará a que usted alcance sus objetivos? ¿Cómo se alinea el objetivo de la reunión –y espero que se haya establecido un objetivo– con las prioridades estratégicas de la compañía? ¿Asistir a esta reunión es el mejor uso de su tiempo en este momento? De no ser así, rebélese declinando la solicitud. Si no hay forma de evitarla y está programada para durar una hora, objete la duración. ¿El grupo realmente necesita una hora completa para actualizarnos en cuanto a la situación de los proyectos?

El desarrollador de nuestro sitio web, por ejemplo, programa llamadas de 25 minutos para actualizaciones sobre los proyectos. Terminamos todo el trabajo en ese tiempo, luego tenemos cinco minutos extras para abordar cualquier inquietud no programada o para desarrollar ideas nuevas.

Existen otras formas de acortar las reuniones o eliminar su necesidad. ¿Se puede cubrir el tema con un formato diferente, como correo electrónico o mensajes instantáneos? Se puede considerar invertir en tecnología que permita que los colegas compartan documentos en las computadoras de escritorio sin realizar una reunión.

Se puede considerar pedirles a todos que se mantengan de pie durante las reuniones. Esto es muy efectivo porque pronto se siente el cansancio en las piernas y todos tienen un incentivo para que no se prolongue la reunión.

Al acortar una reunión, se reduce automáticamente el centro de atención. En mi compañía, lo llamamos aplastar el contenedor – hacerlo más pequeño.

A medida que se reduce el centro de atención de la reunión, se facilita mucho más concentrarse en lo que se quiere obtener como resultado. En todas las órdenes del día de nuestras reuniones, después de determinar el tema, incluimos una lista de puntos en los que se detallan los resultados deseados para la sesión. Cualquier participante se puede referir a cualquiera de esos puntos para ver si seguimos avanzando. ¿Nos llevará esta conversación hacia alguno de esos resultados? De no ser así, podemos corregir el curso inmediatamente.

En cuanto a esa ejecutiva sénior que no podía tomar un descanso en paz, terminó encabezando una revolución en las reuniones en su organización. Me alegra informar que ahora ya no la sigue un séquito a los baños.

Potenciar las reuniones

Una revolución en las reuniones creará una nueva cultura corporativa. Primero, claro, habrá menos reuniones. Y, segundo, las que persistan serán más cortas, serán más centradas y producirán un rendimiento claro sobre la inversión.