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El correo electrónico es lo peor que hay. Entre las alertas del Facebook, las gacetillas de Groupon, las cadenas de responder a todos, las sesiones de lluvia de ideas del trabajo y la coordinación social, la bandeja de entrada se vuelve un foso de arenas movedizas de enormes proporciones. En un momento dado, hasta los más tercos se dan por vencidos.

No hay forma rápida de arreglarlo, pero aparten unas cuantas horas una tarde, preparen una jarra de café, consigan una colación sabrosa, pongan su música favorita y arremánguense las mangas. Es hora de domar a la bandeja de entrada.

ELIMINAR EL DESORDEN: no es necesario recibir un correo electrónico cada vez que alguien le pone algún mensaje en Facebook, lo sigue en Twitter o lo promociona en LinkedIn. Ingrese a la configuración de esos servicios y quite las notificaciones por correo electrónico. Luego haga lo mismo con los correos electrónicos diarios de diversos sitios de noticias, empresas de cupones, ofertas de viajes y salones para conciertos.

LOS FILTROS SON SUS AMIGOS: para los correos recurrentes de los que no puede cancelar la suscripción – como los de parientes fastidiosos – considere establecer filtros para ellos. Sin importar qué cliente de correo electrónico use, debería poder establecer filtros que capturen todos los correos de una fuente y los archiven en una carpeta ordenada hasta que usted esté listo para manejarlos o borrarlos de un solo golpe, muy satisfactorio.

Es ideal para correos regulares, recurrentes, que no son urgentes, de una persona o compañía con la que no hay que tratar de inmediato, pero que no los quiere borrar hasta haber tenido tiempo de revisarlos. El inconveniente de los filtros es que es fácil crear demasiadas carpetas y olvidar revisarlas.

ESTATUS VIP: la versión más reciente del correo de cliente de Apple tiene una nueva característica estupenda que permite marcar a ciertas personas como VIP. Cuando llegan los mensajes de esos remitentes, aparecen marcados para notarlos de inmediato. Es ideal para jefes, pareja, hijos y mejores amigos.

Si se utiliza iCloud, se actualiza automáticamente la lista de contactos en los otros aparatos de Apple, como iPhone y iPad. La característica VIP es ideal para los usuarios de iPhone porque envía una notificación a la pantalla doméstica para que no se le pase ver un correo electrónico importante, durante la marcha.

ENTRAR Y SALIR: un amigo, exempleado de Twitter me dijo que su regla práctica para manejar muchos correos electrónicos es responder con rapidez y archivar con liberalidad. Revise el correo electrónico varias veces al día, en lugar de constantemente, para evitar quedar atrapado en un remolino.

REVISE TODO EL CORREO ELECTRONICO: a veces, cuando haya demasiados mensajes, trate de corresponderse con sus amistades y colegas directamente mediante mensajes instantáneos, directos en Twitter o de texto. El formato exige brevedad y concreción, y es una bendición cuando se está muy ocupado.

AYUDA EXTERNA: ahora que ya se tiene lo básico bajo control, busque algunos “bots” amigables que ayuden en el manejo de los mensajes. Hay bastantes programas, gratuitos y baratos, que pueden ordenar el correo entrante.

Sanebox: realiza un triaje de los mensajes conforme van llegando. Trata de determinar cuáles querrá usted leer de inmediato y cuáles pueden esperar – y hace un trabajo decente. Una crítica es que, ocasionalmente, el servicio le manda correos electrónicos (¡más mensajes!), para pedirle que revise parte de lo que ha atrapado en su filtro para ayudar a pulir los algoritmos de lo que es esencial y lo que no lo es. No obstante, un premio es que la aplicación estima cuánto tiempo le ahorra en un día promedio.

Mailstrom: esta herramienta trata de ayudarlo a analizar y entender su bandeja de entrada. Quien más correos me enviaba era mi editor, como es lógico. ¿El segundo? Yo misma. Google Alertas, para ciertas empresas y noticias, también atestaba mi bandeja de entrada.

Lo mejor de Mailstrom es que tiene un tablero que permite borrar rápidamente grandes cantidades de mensajes de un solo remitente o empresa. Se pueden revisar los mensajes por contenido – como social o compras – o por periodo de tiempo, de tal forma que se pueden ver los correos de hace cuatro años y borrarlos rápidamente y, si quiere, en un bloque enorme. Mailbox: el reluciente chico nuevo en la cuadra de las aplicaciones para correo electrónico, Mailbox es ideal para personas con menor volumen que usan sus cuentas como listas de cosas pendientes y disfrutan vaciar toda la bandeja de entrada. Mailbox, que es gratuita, tiene una característica genial que saca correos de la bandeja para leerlos después, cuando usted esté listo para hacerlo.

Inbox Pause: esta ingeniosa herramienta agrega un gigantesco botón de “pausa” a la bandeja de entrada de Gmail. Un clic detiene todos los correos entrantes hasta que se le vuelve a tocar. Es una bendición para las ocasiones en las que se necesita hacer a un lado todas las distracciones.

REPROGRMACION: parte del problema con el correo electrónico es que nuestra etiqueta para usarlo tiene errores. Enviamos notas cuando un texto simple o una llamada serían suficientes, y molestamos a nuestros amigos hasta saber de ellos. Courteous.ly es una aplicación gratuita que determina su nivel de tráfico de correos electrónicos. Proporciona un vínculo que se puede compartir o poner en la firma que permite que los contactos sepan si el volumen de mensajes es alto, regular o bajo. ¿Funciona? Después de instalarla, el servicio me dijo que mi bandeja de entrada era “normal”, con 40,000 correos sin leer, así es que no lo volví a usar. Sospecho que su objetivo final es condicionarnos para ser más considerados cuando mandamos correos electrónicos.

 

Domar la bandeja de entrada

No hay forma rápida de arreglarlo, pero aparten unas cuantas horas una tarde, preparen una jarra de café, consigan una colación sabrosa, pongan su música favorita y arremánguense las mangas.